Mitarbeiterdaten importieren via csv Datei

Geändert am Mi, 18 Okt, 2023 um 12:40 NACHMITTAGS

So starten Sie den Import von Mitarbeiterdaten

Um den Import Ihrer Mitarbeiterdaten via CSV-Datei zu ermöglichen, sind folgende Schritte notwendig:

Erstellen Sie eine CSV-Datei nach unseren Vorgaben. Bitte lesen Sie dazu den Abschnitt Anlegen der CSV-Datei.
Senden Sie uns eine Beispieldatei. Sie können dies einfach und sicher tun, indem Sie die Datei im Admin hochladen: Loggen Sie sich ein, gehen Sie zum Menüpunkt “System” und laden Sie die Datei im Unterpunkt “Dateiübertragung” hoch.
Wir prüfen die Datei und bereiten dann den Importer für Sie vor.
Danach können Sie aktualisierte Mitarbeiterdaten jederzeit selbst über unseren Admin importieren. Eine Anleitung finden Sie im Abschnitt Verwendung des Datei-Importers.

Anlegen der CSV-Datei Datei

Um Ihre Mitarbeiterdaten importieren und regelmäßig aktualisieren zu können, benötigen Sie eine CSV-Datei, die Sie im Admin hochladen können. Aus technischen Gründen können nur Dateien importiert werden, die der hier beschriebenen Datenstruktur entsprechen.

Datenstruktur

Vor dem ersten Import legen Sie fest, welche Datenpunkte Sie von Ihren Mitarbeitern importieren möchten (siehe Tabelle unten). Entsprechend Ihrer Vorgaben legen wir eine Tabelle im Admin an.
Bitte beachten Sie, dass die von Ihnen erstellte CSV-Datei exakt dieser Struktur entsprechen muss. Dateien mit zusätzlichen oder fehlenden Spalten, und/oder abweichenden Spaltennamen können nicht im Admin hochgeladen werden.

Die folgenden Spalten können im Admin zur Verfügung gestellt werden. Pflichtfelder sind mit einem “*”gekennzeichnet.

Spaltenname	Gültiges Format	Kommentar
Geschlecht	m (männlich) / f (weiblich)
Vorname *	Text
Nachname *	Text
E-Mail-Adresse *	Text
Telefonnummer	Text
Geburtsdatum	YYYY-MM-DD	Stellen Sie einstelligen Zahlen eine Null voran
Geburtsort	Text
Strasse	Text
Hausnummer	Text
PLZ	Text
Ort	Text
Land	Text
Jobtitel	Text
Mitarbeiternummer	Text
Firma	Text
Abteilung	Text
Kostenstelle	Text
Initialien	Text

Legen Sie für jeden Mitarbeiter eine separate Reihe an und füllen Sie die Felder entsprechend Ihrer Spaltenstruktur mit aus. Beachten Sie dabei bitte unbedingt das gültige Datenformat.

Als Mitarbeiterkennung können die E-Mailadresse oder die Mitarbeiternummer festgelegt werden. Mit Hilfe dieser Kennung können die Mitarbeiter eindeutig identifiziert und ihre Daten entsprechend aktualisiert werden. Bitte beachten Sie, dass die Kennung nicht geändert werden kann, da andernfalls die Mitarbeiterdaten nicht mehr zugeordnet werden können und ein Reporting nicht mehr möglich ist.

Speichern Sie die Tabelle als CSV im UTF-8 Format ab. Die Nutzung anderer Datenformate kann gegebenenfalls Probleme bei der Darstellung von Sonderzeichen verursachen.

Lernbudget zuweisen

Wir unterstützen dem Import von bis zu 3 verschiedenen Lernbudgets. Jedes Lernbudget kann mit einem separaten Namen, einer definierten Summe und einem Verbrauchsdatum versehen werden.

Bitte beachten Sie: Das jeweilige Budget wird beim ersten Import definiert und kann nicht durch spätere Uploads aktualisiert werden. Das Verbrauchsdatum kann mit nachfolgenden Imports angepasst werden. Bestehende Budgets werden anhand des Namens oder des Verbrauchsdatums identifiziert.

Spaltenname	Gültiges Format	Kommentar
learning_budget_name	Text
learning_budget	Zahl mit 2 Dezimalstellen	“.” als a Dezimaltrennzeichen; Keine 1000er Trennzeichen
learning_budget_expiry_date	YYYY-MM-DD	Stellen Sie einstelligen Zahlen eine Null voran
learning_budget_name_2	Text
learning_budget_2	Zahl mit 2 Dezimalstellen	“.” als a Dezimaltrennzeichen; Keine 1000er Trennzeichen
learning_budget_expiry_date_2	YYYY-MM-DD	Stellen Sie einstelligen Zahlen eine Null voran
learning_budget_name_3	Text
learning_budget_3	Zahl mit 2 Dezimalstellen	“.” als a Dezimaltrennzeichen; Keine 1000er Trennzeichen
learning_budget_expiry_date_3	YYYY-MM-DD	Stellen Sie einstelligen Zahlen eine Null voran

Manager zuordnen

Sollen den Mitarbeitern auch Manager zugewiesen werden, z.B. weil Buchungen zunächst vom Manager genehmigt werden sollen, muss jedem Mitarbeiteraccount ein Manager zugeordnet werden.
Als Managerkennung dienen entweder die E-Mail-Adresse oder die Mitarbeiternummer des Managers.
Bitte beachten Sie, dass jeder Manager auch als regulärer Mitarbeiter in der CSV-Datei aufgeführt werden muss.

Es können bis zu 4 Manager pro Mitarbeiteraccount zugeordnet werden. Beachten Sie dabei die folgende Datenstruktur:

Spaltenname	Gültiges Format	Kommentar
approver_1	Text	E-Mail-Adresse oder Mitarbeiternummer
approver_2	Text	E-Mail-Adresse oder Mitarbeiternummer
approver_3	Text	E-Mail-Adresse oder Mitarbeiternummer
approver_4	Text	E-Mail-Adresse oder Mitarbeiternummer

Wichtig:
Die Manager E-Mail-Adresse muss exakt mit der E-Mail-Adresse übereinstimmen, die für den Manager als Mitarbeiter angegeben wurde.

Beispiel:
Jane Doe ist in der CSV Datei als [email protected] aufgelistet. Als Managerin, die die Buchungen ihrer Mitarbeiter freigeben soll, muss sie als Manager mit exakt der gleichen E-Mail-Adresse angegeben werden. Bei Abweichungen in der Recht-, Groß-und Kleinschreibung (z.B. [email protected] oder [email protected] verhindern eine korrekte Zuordnung.

Verwendung des Datei-Importers

Importieren einer neuen Datei

Loggen Sie sich im Springest Admin ein und öffnen Sie den Importer unter dem Menüpunkt ‘User’ > ‘Alle importieren’
1. Hier sehen Sie eine Übersicht aller bisher importierten Dateien und deren Status
2. Sollten Sie bislang noch keine Mitarbeiterdaten importiert haben, dann ist diese Übersicht leer.
Klicken Sie in der Übersicht rechts auf '+ New member import'
Wählen Sie die zu importierende Datei aus und klicken Sie auf ‘Hochladen’
1. Sie gelangen zurück zur Übersicht, wo der Status des Imports ersichtlich ist.
2. Es kann einige Minuten dauern, bis der Import ausgeführt wird, dies hängt von der Größe der Datei und der Auslastung bei Springest ab.

Ergebnisse des Imports ansehen

Sie können nun prüfen, wie viele neue Mitarbeiterdaten hochgeladen wurden, wie viele Mitarbeiteraccounts aktualisiert wurden (sofern sich Daten geändert haben) und wie viele Accounts deaktiviert wurden. Klicken Sie dazu auf das jeweilige Datum in der Tabelle.

Sollten einzelne Mitarbeiterdaten nicht importiert worden sein, wird der Grund hier angegeben.

Konfiguration des Importers ansehen

Über den Link ‘Show member import configuration’ sehen Sie, wie der Importer konfiguriert ist, d.h. welche Daten in der CSV-Datei enthalten sein müssen, wie die Spaltennamen lauten und in welcher Reihenfolge diese angeordnet sein müssen.

Dies ist z.B. dann hilfreich, wenn der Import einmal fehlschlägt, denn hier können Sie prüfen, ob die CSV-Datei entsprechend dieser Konfiguration angelegt wurde.