9.1 - Processen - Facturatieprocessen

1. Training wordt geboekt op Springest Go

Een medewerker van uw organisatie schrijft zich in voor een leerproduct. Afhankelijk van het specifieke goedkeuringsproces afgesproken met uw organisatie wordt deze inschrijving doorgezet naar de opleider.

2. Opleider uploadt factuur in Springest Admin

Uw organisatie is de afnemer van de dienst, dus de opleiderfactuur is gericht aan uw organisatie. In plaats van dat u de factuur zelf moet afhandelen wordt hij bij ons ingeleverd en gecontroleerd.

3. Springest controleert opleiderfactuur

Elke opleiderfactuur wordt gecontroleerd op adresgegevens, prijsdetails, en de conformiteit aan de facturatie-eisen van uw organisatie. Alleen als hij overeenkomt met de informatie in de Springest Admin wordt hij geaccepteerd. Als de factuur niet overeenkomt, wordt er contact opgenomen met de opleider om om een nieuwe factuur te vragen.

4. Springest creëert betalingsoverzicht

Éen- of tweemaal per maand verzamelt Springest alle goedgekeurde opleiderfacturen, en worden de volgende zaken aan u verstrekt volgens het afgesproken protocol:

• Het betaaloverzicht;
• Spreadsheet rapportage;
• Een zip-file met daarin alle onderliggende facturen van opleiders in PDF formaat. 

Voorbeeld betaaloverzicht:

Dit Betaaloverzicht is een samenvatting van de onderliggende facturen met daarop kosten op naam en rekening van onze opdrachtgever. Dit Betaaloverzicht dient als grondslag voor uw betalingen aan de opleiders via een Rabobank tussenrekening die beheerd wordt door Springest. Voor uw gemak is er een overzicht van de btw zichtbaar op het Betaaloverzicht.

Om fiscale en juridische redenen is het niet aantrekkelijk om leerproducten door Springest te laten inkopen en verkopen. Denk hierbij aan de 'gerichte vrijstellingen' van de WKR en eventuele subsidiemogelijkheden. Deze constructie valt volledig binnen de fiscale regelgeving bij al onze klanten. Deze constructie is opgesteld in samenwerking met onze accountant Deloitte, en goedgekeurd door al onze klanten, waaronder ING, PostNL, Aegon, RWE, T-Mobile en Innogy. 

Het is ook mogelijk om de service fee op het betaaloverzicht toe te voegen, in plaats van een extra factuur te sturen. De service fee factuur van Springest aan uw organisatie behandelen we dan op dezelfde manier als de opleiderfacturen: deze liggen ter grondslag achter het betaaloverzicht. De spreadsheet specificatie zal niet aangepast worden, alleen het betaaloverzicht. Een betaaloverzicht zal er dan op de volgende manier uit zien:

Indien voor uw financiële afdeling niet duidelijk is of dit conform de wettelijke eisen is, adviseren wij u om contact op te nemen met uw accountant.

Voorbeeld spreadsheet rapportage:

Deze rapportage dient als ondersteuning voor het betaaloverzicht. Afhankelijk van de precieze flow van uw organisatie is deze rapportage aan te passen, om bepaalde informatie toe te voegen of juist weg te laten.