Automatische factuur upload met UBL (Universal Business Language)

Dit artikel is een aanvulling op het algemene artikel over Facturatie voor inschrijvingen via Springest Go. 

Upload je de facturen liever niet handmatig, of moet je vele facturen per maand uploaden? Naast het handmatig uploaden van facturen in de admin is het mogelijk om de factuur in UBL te versturen naar [email protected] Hieronder lees je aan welke eisen de XML van een factuur moet voldoen om automatisch verwerkt te worden.

Let op: Voordat je ons UBL facturen via mail toestuurt neem aub contact op met [email protected] om de werkwijze te activeren, voeg hierbij alvast een pdf+xml van een openstaande factuur toe in de bijlage zodat Springest kan testen of de UBL goed is opgezet.

Als je facturen wil versturen via UBL, controleer dan eerst of jouw facturatie-systeem dit ondersteunt. Een facturatie-systeem als  Moneybird ondersteunt dit bijvoorbeeld, maar dit is niet voor alle systemen het geval. Weet je het niet zeker? Schakel dan met je development team over het versturen van facturen in UBL.

Wat is UBL? 

UBL, Universal Business Language, is een standaard die bedoeld is voor het aanleveren van een factuur in XML. Met behulp van deze standaard is het mogelijk om de benodigde gegevens van een factuur automatisch uit te lezen en te verwerken.

Waaraan moet de XML voldoen?

Naast de standaard informatie die vereist wordt in de UBL, vereisen we extra informatie die nodig is om de factuur direct te verwerken: 

• Inschrijvingsnummer: Op iedere factuur behoor je het inschrijvingsnummer te plaatsen. Het inschrijvingsnummer kun je toevoegen aan een van de volgende velden: 
  • Item >> Name en/of 
  • Item >> Description en/of
  • OrderReference >> ID
    

• Factuuradres: Het factuuradres moet overeenkomen met het factuuradres zichtbaar in de mail/admin
• Kosten van het product: De kosten van het product moeten overeenkomen met de kosten in de admin (in ons systeem). 
• Een factuur in PDF formaat dient meegestuurd te worden bij de UBL xml.

Mapping per line/tag (technical):

Je kunt een volledige mapping van alle optionele en verplichtte velden zien in dit document.
Tevens kunt je een voorbeeld voorbeeld factuur in XML bekijken. 

Hoe werkt het?

Nadat je een inschrijving van een Go klant hebt ontvangen, waarvoor de facturatie via Springest verloopt, zijn de volgende stappen en acties bepaald:

• Aanbieder neemt contact op met [email protected] met in ieder geval een PDF en XML versie van een factuur om werkwijze af te stemmen
• Aanbieder verstuurt een factuur in XML naar [email protected]
• Springest controleert of de XML voldoet aan de standaardeisen
• Springest controleert het factuuradres
• Springest controleert op aanwezigheid van een inschrijvingsnummer
• Springest controleert de opgegeven kosten op basis van het inschrijvingsnummer
• De XML wordt automatisch verwerkt en in de admin geupload als aan alle eisen voldaan is

Mocht een van de genoemde punten na controle door Springest niet kloppen, dan krijg je per mail feedback. De factuur wordt pas in behandeling genomen als aan alle punten voldaan is.

Foutmeldingen:

Heb je naar aanleiding van dit artikel nog vragen? Neem dan contact met ons op via [email protected].