Facturatie voor inschrijvingen via Springest Go

Springest is voor een groot aantal Nederlandse en internationale organisaties het Learning Management System (LMS). Dat houdt kort gezegd in dat (een deel van) de medewerkers van de organisatie zich moeten inschrijven via hun eigen Springest portaal. Dit zijn onze zakelijke klanten, genaamd Springest Go. 

Voor veel van onze zakelijke klanten verloopt niet alleen de inschrijving, maar ook de facturatie van de inschrijvingen via Springest. Dit artikel legt het proces, de facturatie en betaling in zijn werk gaat. Onderaan vind je veelgestelde vragen.

Een actuele lijst van de organisaties waar wij mee werken vind je in de Admin, onder het kopje Aanbieder Sites. Wil je ook met je aanbod op deze 'sites' staan? Lees hier hoe: Artikel: Zichtbaarheid op alle Springest sites: Public, Go's, Courseboards

In dit artikel:

• Wanneer verloopt de facturatie via Springest?
• Factuur opmaken
• Factuur indienen
• Video: Screencast factuur uploaden
• Betaling en betaaltermijn
• FAQ: De prijs in de Admin klopt niet, wat nu?
• FAQ: De verwachte betaaldatum is verlopen, maar ik heb nog geen betaling ontvangen. Wat nu?
• FAQ: Wat als de training niet doorgaat en er al wel een factuur is ge-upload (en betaald)?

Wanneer verloopt de facturatie via Springest?

• Het wordt vermeld in de mail die je ontvangt betreft een nieuwe inschrijving
• Er is een mogelijkheid om de factuur te uploaden in Springest:

Wanneer een factuur uploaden niet mogelijk is, ziet het er zo uit:

Factuur opmaken

1) Vind de juiste inschrijving in de Admin

• Via het Leads en Inschrijvingen overzicht (zie screenshot hieronder). Kies de juiste datarange zodat de inschrijfdatum van de deelnemer hier binnen valt.
• Via de bevestigingsmail van de inschrijving (knop 'Bekijk inschrijving')

2) Maak je factuur op en gebruik hiervoor ook een aantal gegevens vanuit de inschrijvingspagina

Je mag de factuur maken zoals je gewend bent, zorg er daarnaast voor dat je de volgende elementen overneemt uit de inschrijving:

• Inschrijvingsnummer (in ieder geval het nummer, '-[klant]' is optioneel).
• Prijsinformatie moet precies overeenkomen. Hier mag een verschil in afronding van maximaal €0,01 in zitten. 
• Factuuradres zoals beschreven in de inschrijving

Let op: Is de inschrijving gekomen via een Studytube portaal? Dan gebruik je niet het inschrijvingsnummer, maar de transaction ID. Meer informatie: Het aanbod op de Studytube platforms

Factuur indienen

Je kunt de factuur handmatig uploaden in de inschrijvingspagina. Dit kan ook geautomatiseerd worden: Automatische facturatie met UBL (Universal Business Language)

Stappen om de factuur handmatig te uploaden (zie onderstaande screenshot):

1. Kies hier het PDF bestand (verplicht).
2. Vink alle drie de blokjes aan (verplicht).
3. Geef het factuurnummer op (verplicht). We zullen deze invoer meenemen in de betaling. 
4. Geef het betalingskenmerk op (optioneel). We zullen deze invoer meenemen in de betaling. 
5. Klik op 'Uploaden'. Deze knop wordt groen zodra alle bovenstaande verplichte onderdelen zijn ingevuld.

Video: Screencast factuur uploaden

Betaling en betaaltermijn

Wij gebruiken het IBAN nummer dat is opgegeven in de facturatiegevens in het aanbiederaccount. We kijken dus niet naar het IBAN adres dat op de factuur vermeld is! 

Na dat de factuur ge-upload is, verschijnt de verwachte betaaldatum. De betaaltermijn bedraagt 30 of 60 dagen.

• 30 dagen wanneer je de organisatie direct factureert via Springest (nieuwe wet betreft maximaal betaaltermijn)
• 60 dagen wanneer Springest de inkoper is en je ons direct factureert (Springest is uitgezonderd van deze nieuwe wet doordat wij een te klein bedrijf zijn). 

FAQ: De prijs in de Admin klopt niet, wat nu?

FAQ: De verwachte betaaldatum is verlopen, maar ik heb nog geen betaling ontvangen. Wat nu?

• Controleer de status van de betaling: is deze al op 'betaald' gezet in de inschrijving? 
  • Zo niet: de betaling is nog niet gedaan. Ons team is hard aan het werk om zo snel mogelijk de betaling te voldoen. Voor vragen kun je contact opnemen met goinvoicing@springest.nl.
  • Zo wel: de controleer welk IBAN bankrekening in de Facturatiegegevens is opgegeven. Dit IBAN nummer gebruiken wij voor de betaling. Dit kan afwijken van het IBAN nummer dat op de factuur staat. 

FAQ: Wat als de inschrijving niet doorgaat en er al wel een factuur is geupload (en betaald)?

Vragen of feedback?

Neem dan contact op met onze helpdesk:

Telefonisch: +31(0)88 021 5730 

Mail: support@springest.nl